Excluton referentverhaal

Excluton

Excluton in Druten is producent van sierbestrating in alle soorten en maten. Jaarlijks produceren zij siertegels voor een oppervlakte van 2 miljoen vierkante meter. Dat staat gelijk aan het bestraten van zo’n 300 voetbalvelden. Deze sierbestrating wordt, met een wagenpark van zo’n 35 trailers en 10 bakwagens, door heel Nederland geleverd. Niet alleen aan bouwmarkten, tuincentra en wegenbouw, maar sinds enkele jaren ook direct vanaf de fabriek bij de klant thuis. Dankzij het Transport Management Systeem van TANS, dat 4 jaar geleden werd ingevoerd, kunnen ook die particuliere klanten nu keurig van tevoren per mail geïnformeerd worden over de geplande levering.

Afscheid van papieren circus

Logistiek manager Frans de Reuver kan zich nu niet meer voorstellen dat ze nog geen vijf jaar geleden alles manueel deden. “We schreven de orders per klant op bonnen, die we per rit bij elkaar moesten zoeken en dan in vijfvoud kopiëren voor heftruck chauffeurs, die alles gingen klaarzetten. Het was één groot papieren circus, dat heel veel tijd in beslag nam.”

Moeilijke beginmaanden

Toen Excluton besloot om te automatiseren hebben ze TMS pakketten van diverse aanbieders met elkaar vergeleken. “De keuze viel op TANS, omdat we in hun systeem deelzendingen onbepaald bij elkaar kunnen zetten. Dat geeft ons meer flexibiliteit bij het laden”, aldus de Reuver. De implementatie van het TMS ging heel snel. “We moesten in één keer over, schaduw draaien ging niet. Pas als je echt met zo’n systeem gaat werken, dan zie je pas de mogelijkheden en de dingen die je eigenlijk ook nog erbij wilt hebben of toch net iets anders wilt. Het heeft daardoor wel een aantal maanden geduurd, voordat de kinderziektes eruit waren en alles steady draaide. We waren toen inmiddels al volop in ons hoogseizoen beland. Klanten en chauffeurs hebben daar weinig last van gehad, maar voor mijn collega en mij op de planning waren het best stressvolle maanden, met lange dagen. Ik heb daar wel veel van geleerd toen. We hadden ook goede begeleiding van de mensen bij TANS, die echt probeerden alles zo snel mogelijk weer op te lossen.”

Kostenbesparing

Die ‘beginstrubbelingen’ zijn inmiddels allang vergeten en hebben plaats gemaakt voor de vele voordelen van een geautomatiseerd systeem. “We hebben aan alle kanten tijdwinst geboekt en kostenbesparingen gerealiseerd doordat we nu de ritten veel beter kunnen indelen en combineren. We rijden daardoor minder kilometers,  verbruiken minder brandstof”, vertelt Frans de Reuver. “Het TMS is ook echt heel gebruiksvriendelijk. Na een korte training hadden de chauffeurs en orderpickers het onder de knie.”

Efficiënter werken

Ook de diverse werkprocessen zijn efficiënter geworden dan in het papieren tijdperk. De orderpickers krijgen nu hun orders vanuit het systeem automatisch op een scherm op de heftruck te zien. Zo weten ze exact wat ze op welke locatie moeten pakken. Alle gepickte materialen worden gescand. Ligt een materiaal niet op voorraad, dan kan de orderpicker de levering cancellen en gaat er automatisch een seintje naar de verkoop. Die nemen dan contact op met de klant om de levering uit te stellen totdat er weer voorraad is of om een vervangend product aan te bieden.

Boordcomputers

Alle trucks zijn uitgerust met een boordcomputer, een uitneembare IPad. Daarop kan de chauffeur zien welke opdrachten hij voor een dag heeft, hoeveel ritten dat zijn en waar de goederen klaar staan om te laden. In het geval van meerdere afleveradressen kan het route optimalisatie programma gebruikt worden om de meest optimale route te berekenen. “Het fijne van het systeem is, dat we dat zelf ook kunnen overrulen”, vertelt Frans. “Chauffeurs kennen de plekken waar ze hun aanhanger kunnen neerzetten en dan is het soms praktischer net een andere route te nemen.”

Uitgebreide zending gegevens

Van zendingen die bij particulieren worden afgeleverd, wordt altijd een foto gemaakt en een digitale handtekening gevraagd bij ontvangst. “Die gegevens worden automatisch in het systeem aan de levering gekoppeld. Komen er achteraf klachten dat er bijvoorbeeld te weinig geleverd is, dan kunnen wij op de foto vaak terugzien of dat klopt.”

Koppeling naar salarisadministratie

Fleetwatch is een website die gekoppeld is aan de boordcomputers. Zo kunnen de planners altijd zien waar de auto’s zich bevinden en in geval van vertragingen bijsturen. “Meestal is dat niet nodig, want chauffeurs melden het vaak zelf wel als ze vertraging hebben.” Ook de urenregistratie van de chauffeurs is geautomatiseerd. De boordcomputer is gekoppeld aan Logicway, een programma waarin de gemaakte uren worden geregistreerd en doorgezet naar de salarisadministratie.

Meer inzicht door Qliksense

Naast het TMS maakt Excluton ook gebruik van Qliksense, een Business Intelligence tool dat analyses maakt op basis van de data uit het TMS. Zo kan bijvoorbeeld snel inzichtelijk worden gemaakt welke handelaar de meeste producten afneemt, wat weer nuttig kan zijn voor het afstemmen van de productie.

Verlanglijstje

Excluton heeft nog meer TANS tools op het verlanglijstje staan, maar met het hoogseizoen voor de deur is dat voorlopig nog even toekomstmuziek. “Implementaties of grote systeemwijzigingen doen we alleen nog maar in het laagseizoen, de winterperiode. Dan kunnen de kinderziektes eruit in een tijd dat het minder druk is. Dat geeft ons in ieder geval meer rust.”

Tekst: Dianne Huijskens.