Een praktische en vlotte implementatie van TALIS bij Sterima

Over Sterima

Sterima is een Belgisch bedrijf, onderdeel van de Pollet-Group,  dat gespecialiseerd is in de sterilisatie van medical devices voor ziekenhuizen en pharma.

Peter Desmet – Logistics and Finance assistant bij Sterima: “Ik ben hier 17 jaar geleden begonnen in de transportvleugel van het bedrijf. Door de ervaring die ik daar heb opgedaan met transport en planning ben ik de geschikte persoon binnen het bedrijf om dit project te trekken.

“Wat we in feite doen is ‘reprocessing’ voor bijvoorbeeld ziekenhuizen.”

Dat ‘reprocessing’ ( het veilig hergebruiken van medische instrumenten) blijkt best een complex proces. Waarbij er heel goed getimed moet worden. Peter legt dat uit met een voorbeeld: “Sterima is uniek in de aanlevering van leensets.  Alle instrumententrays doorlopen hetzelfde ISO13485- gecertificeerd proces.  Sterima haalt op in het ziekenhuis, reinigt en desinfecteert de sets, controleert de inhoud, verpakt en steriliseert, om de sets op vraag van het ziekenhuis steriel aan te leveren in het ziekenhuis, per ingreep, in een duidelijk geïdentificeerde transporttrolley.  Deze trolleys worden dan ’s nachts geleverd aan het ziekenhuis, zodat de ingreep ‘s morgens vroeg kan doorgaan. De volgende nacht halen we de trolleys met de gebruikte sets van weer op, en wordt het hele proces weer doorlopen.

Dit vereist een stipte levering en traceerbaarheid, dus voor het aansturen van transport van deze producten maken wij gebruik van TALIS.

De zoektocht naar een nieuw TMS

Sterima werkte met een onderaannemer welke het transport verzorgde, maar die partij besloot de activiteiten in België te stoppen. Dat betekende dat per 1 oktober het bestaande systeem zou wegvallen. Er was dus geen ruimte voor uitstel: binnen zes maanden moest er een nieuw softwaresysteem gekozen én geïmplementeerd zijn.

Met meerdere TMS-oplossingen op de markt was het maken van de juiste keuze geen vanzelfsprekendheid. Daarom bekeek en beoordeelde Sterima verschillende leveranciers en applicaties. Daarbij werd niet alleen gekeken naar functionaliteit, maar vooral naar de vraag of een leverancier snel kon schakelen en aansluiten op de bestaande werkwijze van Sterima.

Om grip te houden op dit proces heeft Sterima vooraf een duidelijke list of requirements opgesteld. Deze lijst hielp om de kaders scherp te krijgen en leveranciers gericht te toetsen. Op basis daarvan zijn verschillende applicaties bekeken en beoordeeld.

Peter licht toe:

“In een voorgaand bedrijf had ik al met TALIS gewerkt. Ik kende de software en de organisatie al. Na een eerste evaluatie hebben we meerdere systemen naast elkaar gelegd. Uiteindelijk kwam TALIS daar het beste uit.”

De uiteindelijke keuze voor TALIS

Bij het maken van de definitieve keuze heeft Sterima drie aspecten als doorslaggevend beschouwd:

• Kennis
  De inhoudelijke kennis bij TANS speelde een belangrijke rol. Door de complexiteit van de specifieke leveringswijze was het belangrijk dat er snel en inhoudelijk geschakeld kon worden. Kevin van Emmerik, accountmanager bij TANS, zat namens sales bij Sterima aan tafel en had een goede basiskennis van zowel de software als de techniek erachter. Daardoor kon er direct worden meegedacht, werden de juiste vragen gesteld en kon snel een realistische planning worden opgesteld.
• Functionaliteit
  Niet alle onderzochte systemen boden de functionaliteit die Sterima nodig had. In sommige gevallen zouden processen aangepast moeten worden aan de software, en dat was geen wenselijke route. TALIS sloot juist goed aan op de bestaande processen en bood de benodigde functionaliteit zonder concessies.
• Implementatietijd
  De doorslaggevende factor was de opstart- en implementatietijd. Door de harde deadline was snelheid cruciaal. TALIS had het kortste opstarttraject en maakte dit ook waar. Het contract werd op 10 juni getekend, de installatie volgde begin augustus en per 1 oktober ging Sterima live. Een traject van slechts enkele maanden, maar wel volledig volgens planning.
• Implementatie
  De specifieke manier waarop Sterima levert, stelde duidelijke eisen aan de inrichting van de software. Leveringen moeten continu worden gescand om te registreren waar ze zijn geweest en op welke locatie binnen het ziekenhuis de karren werden afgezet. Dit zijn stappen die niet standaard in de meeste transportsystemen zitten, maar voor Sterima essentieel zijn. Daarbij moest de oplossing ook praktisch en werkbaar blijven voor chauffeurs. Ook de registratie van manco’s was een belangrijk aandachtspunt. Bij het ophalen en leveren van materialen moet exact vastgelegd worden wat er ontbreekt of afwijkt, zodat dit direct richting klanten kan worden gecommuniceerd. Het logistieke systeem moest daarom niet alleen intern betrouwbaar zijn, maar juist ook richting klanten volledige transparantie bieden.