Verminder de kans dat uw mail als spam wordt beschouwd

Written by: Tans

Je herkent het vast wel: je mailt iemand, of zit zelf op een mail te wachten. Na herhaaldelijk op verversen te hebben geklikt gebeurt er niets… de mail komt maar niet aan / binnen. Heel vervelend. Grote kans dat de mail in de map ongewenste mail is beland.

Uit onderzoek is gebleken dat rond de 80% van de op toestemming gebaseerde mail aankomt in onze inbox. De andere 10 tot 20% van de verstuurde mails wordt tegengehouden door spam filters. Spam filters doen hun best om niet relevante mail te verminderen, het is dan ook van belang dat we op de hoogte zijn van wat spam nu eigenlijk is, en hoe mail als spam wordt gemarkeerd.
 

De definitie van spam

Onder spam verstaan we het ongevraagd versturen van email aan een lijst van geadresseerden (mensen). Er is sinds 2004 een spam wetgeving waarin regels staan beschreven waar je je aan moet houden bij het versturen van bulkmail. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je ontvangers zich hebben aangemeld voor het ontvangen van de mail (of zorg in ieder geval dat er een afmeldfunctie in je mail verwerkt zit).

Spam filters beoordelen op diverse criteria het spamgehalte van een mail. Als een mail op voldoende criteria scoort wordt deze als spam bevonden en gaat deze rechtstreeks naar de map ongewenste mail.  

Er zijn geen richtlijnen waaraan je je kunt houden om er zeker van te zijn dat je bulkmail niet als spam wordt gezien, maar er zijn wel verschillende manieren om de kans te verminderen dat je mail als spam wordt gezien. Dit probleem kan worden voorkomen vanuit zowel de verzender van een mail als vanuit de ontvanger.
 

Creëer een White list

Om er zeker van te zijn dat je mails van een bepaalde afzender gegarandeerd ontvangt (of van een bepaalde groep afzenders), kun je een white list aanmaken in je mailprogramma's zoals Outlook. Ga in Outlook naar 'Opties voor ongewenste mail'. Hier kun je diverse opties toepassen, waaronder het toevoegen van een veilig emailadres of domein. Ben je verzender; verzoek je ontvangers dan om je adres toe te voegen aan het adresboek.
 

Let op de opmaak van je emailbericht

Naast het creëren van een White list kun je letten op de opmaak van je emailbericht. Met de opbouw en inhoud van je mail kun je voorkomen dat je mail als spam wordt gezien. Enkele tips:

  • Gebruik je eigen emailadres als afzender (gebruik geen vrij domein of gratis provider),
  • Verstuur je mail aan de hand van merge tags (dus in de aanhef personaliseren i.p.v. bijvoorbeeld t.a.v. de directie),
  • Wil je meerdere mensen tegelijk bereiken met je mail, voeg de ontvangers dan toe aan de BCC (en niet aan de Aan of CC),
  • Vermijd termen als ‘gratis’, ‘goedkoop’, ‘bonus’, ‘koop nu’, ‘order’, ‘aanbieding’, etc.
  • Gebruik geen hoofdletters in je Onderwerp,
  • Gebruik zoveel mogelijke ‘platte tekst’ in plaats van HTML,
  • Vermijd te grote afbeeldingen,
  • Let op de verhouding beeld / tekst.


Mocht je je verder willen verdiepen, zie dan dit artikel voor meer uitleg. Heb je andere vragen, neem dan contact op met je systeembeheerder of mailprovider

 

 

Twitter