Transportbedrijf Van Oort: 'Met TALIS van TANS zijn we toekomstbestendig'

Written by: Tans

Van Oort Eck en Wiel had de wens om met toekomstige technische ontwikkelingen mee te kunnen (blijven) gaan. Daarom zijn zij in 2007 gestart met het automatiseren van hun administratieve proces.


MET DE ONTWIKKELINGEN MEE

Franklin Roodnat, controller/ financieel manager bij Van Oort Eck en Wiel (Van Oort), heeft zich destijds verdiept in de mogelijkheden. Hij schakelde daarbij de hulp van zijn klanten in:  ‘Door hen te vragen waar hun wensen en behoeften lagen (met als doel het optimaliseren van de samenwerking). We hebben een eisenlijst ten aanzien van de toekomstige automatiseringssoft-ware opgesteld’.

Banner Oort.png

Van Oort was al bekend met TANS, onderdeel van Van Oort (Thijssen Expeditie dat in 2000 is overgenomen door Van Oort) werkte al met de DOS versie van TALIS. Van Oort werkte in die tijd met een ander pakket, dat (later) niet toekomstbestendig bleek en is overgestapt naar de Windows versie van TALIS. Destijds werd er met drie verschillende databases gewerkt voor de aparte bedrijfstakken. Eenmaal gestart met de basis hebben zij TALIS langzaam aan uitgebreid, met o.a. TALIX, Ritplanning, Opdrachten en Facturatie.
 

RANDVOORWAARDEN

Franklin noemt als belangrijke randvoorwaarde voor een dergelijke implementatie, dat er voldoende draagvlak moet bestaan bij het personeel binnen de organisatie. ‘We creëerden dit door inzichtelijk te maken, wat de toegevoegde waarde van het softwarepakket was. Zo werd er voorheen veel van de chauffeurs gevraagd terwijl er met die informatie niet zo veel gebeurde. Nu is met behulp van een smartphone door de chauffeur aan te geven of een levering juist is afgeleverd. Dit is de enige vraag die nog ‘telt’. Deze feedback word rechtstreeks in TALIS ingelezen, waardoor het werk voor de chauffeurs een stuk eenvoudiger is geworden. Ook veel koppelingen met klanten zijn geautomatiseerd, waardoor vrijwel  geen orders meer handmatig hoeven worden ingevoerd’, aldus  Franklin.
 

‘Onze externe communicatie is met de komst van TALIS, naar klanten maar ook naar afleveradressen toe enorm verbeterd. Klanten (en ook hun klanten) worden nu eenmaal steeds veeleisender’.
 

Een andere belangrijke randvoor-waarde die Franklin noemt voor het wel dan niet laten slagen van een automatiseringstraject, is dat je van te voren goed moet bedenken wat je wilt bereiken met de automatisering. Wat wil je automatiseren en waar wil je naar toe met je organisatie?
 

GROEIT TALIS MET ONZE ORGANISATIE MEE?

Deze vraag stelde Van Oort zich in 2014 opnieuw, door het interne proces nogmaals te bekijken. Gevolg hiervan was dat zij van drie aparte databases naar één gezamenlijke database over stapten; (de afzonderlijke bedrijven werkten steeds meer samen) om het interne proces  verder te optimaliseren. Naast een vermindering van administratieve werkzaam-heden wordt de klant daardoor nog sneller bediend. Franklin: ‘TALIS (met zijn flexibele modulaire opbouw) groeide met ons mee’. 
 

Van Oort onderhoudt alle bron-gegevens binnen TALIS en voert regelmatig bewerkingen uit die nodig zijn; ‘zo kun je altijd terugzoeken waar iets mis is gelopen of wat om een aanpassing vraagt’. Franklin geeft daarbij aan het als een groot voordeel te ervaren, dat hij handig is met TALIS  FlexTools (een set configuratie hulpmiddelen waarmee TALIS kan worden vormgegeven). ‘Doordat ik zelf meer kan, kan ik snel anticiperen op vragen van klanten en medewerkers. Daardoor zijn we ook minder afhankelijk van de ondersteuning van TANS, die overigens altijd prima is. Je kunt altijd contact opnemen met TANS; er is sprake van korte lijnen en er wordt duidelijk gecommuniceerd’.
 

De investering in automatisering heeft meer gebracht dan we vooraf hadden gedacht, TALIX Taskmanager bijvoorbeeld verstuurt alleen al 2000 mails per dag, handmatige verwerking had ons een vermogen gekost. Maar ook bijv. qua facturatie; daar waar we vroeger 4FTE aan personeel nodig hadden is dat nu teruggebracht naar 1FTE! We hebben nu een bijna geheel geautomatiseerd overzicht van onze KPI’s; onder andere omzetresultaten, resultaten per dag,  rit en auto maar bijvoorbeeld ook prestatie indicatoren van chauffeurs’.
 

GEBRUIKERSVERENIGING

Van Oort is lid van de gebruikersvereniging van TANS. Franklin: ‘Het voornaamste doel van de gebruikersvereniging is het beheren van de broncode van de software van TANS. Ook organiseren zij samen met TANS regelmatig bijeenkomsten voor klanten van TANS die in hetzelfde marktsegment werkzaam zijn, om te praten over bijvoorbeeld de functies in TALIS en mogelijke verbeteringen daarvan. Zo kan TANS TALIS nog beter laten aansluiten op wensen van TALIS gebruikers. Ook bieden de bijeenkomsten de mogelijkheid om algemene ICT-onderwerpen van de specifieke branche aan de orde te stellen.

Twitter